Digitale oder physische Informations­veranstaltung?

Digitale Informationsveranstaltungen sind im Trend in Schweizer Gemeinden: Der Aufwand ist deutlich geringer im Vergleich zu physischen Info-Veranstaltungen. Zudem lassen sie sich per Streaming bequem auch zu einem späteren Zeitpunkt anschauen. Was dabei oft vergessen geht: Der Dialog bleibt auf der Strecke. Dass kann problematisch sein, denn echte Zweiweg-Kommunikation ist in der Projektkommunikation, wo es oft um grosse und heikle Vorhaben und Veränderungen geht, ein zentraler Erfolgsfaktor sein.

Wenn grosse Vorhaben anstehen wie beispielsweise Bau-, Infrastruktur- oder Umweltprojekte, erwarten die Einwohner:innen in den Schweizer Gemeinden eine frühzeitige Information. Kein Wunder: Fast immer gibt es rund um solche Grossprojekte zu starken Veränderungen. Phasenweise kommen oft auch vielfältige Einschränkungen und Behinderungen dazu. Je näher am eigenen Lebensmittelpunkt, desto grösser ist in der Regel das Interesse der Menschen – und manchmal auch die Skepsis und der Widerstand. Behörden und Bauherrschaft sind in der Pflicht, die Bevölkerung gründlich über ihr Vorhaben, die Ziele und Umstände zu informieren.

Doch wie genau soll das geschehen? Digitale Informationsveranstaltungen sind in den letzten Jahren immer beliebter geworden, da sie ein paar klare Vorteile aufweisen. Doch ist damit alles gesagt? In diesem Beitrag sollen die Vor- und Nachteile der verschiedenen Typen von Infoveranstaltungen diskutiert und die Perspektive darauf erweitert werden.

Digitale Informationsveranstaltungen sind effizient und weniger emotional

Zu den Vorzügen digitaler Info-Veranstaltungen zählt beispielsweise, dass man eine beliebig grosse Anzahl Personen erreichen kann, auch über mehrere Gemeinden hinweg. Der organisatorische und personelle Aufwand ist deutlich geringer als bei physischen Info-Veranstaltungen und die Menschen können die digitale Info-Veranstaltung via Streaming sowohl live als auch zeitversetzt anschauen. Die «Replay»-Funktion wird erfahrungsgemäss meist deutlich häufiger genutzt als der Live-Besuch. Dies entspricht somit einem klaren Bedürfnis; insbesondere von jüngeren Personen, die stark in berufliche und familiäre Pflichten eingebunden sind.

Zur Informations- und Wissensvermittlung eignen sich digitale Informationsveranstaltungen somit bestens. Ebenso wie bei physischen Informationsveranstaltungen führt der Projektleiter durch die Präsentation und die Expertin erläutert relevante Sachverhalte im Detail. Auch eine moderierte Diskussion unter verschiedenen Projekt-Vertreter:innen sowie digitale Fragerunden fürs Publikum lassen sich heute problemlos «aus dem Sendestudio» organisieren. Die «technische Barriere» filtert dabei den Grossteil der Emotion hinaus; die Hemmschwelle für aggressive Fragen und emotionale Kommentare ist in öffentlich und schriftlich gestellten Fragen meist viel höher als live im Gemeindesaal. Ebenso hat das Projektteam viel Gestaltungsspielraum, um negative Kommentare aufzufangen, indem die Fragen gezielt ausgewählt, paraphrasiert oder zusammengefasst werden.

Echter Dialog ist nicht möglich bei digitalen Info-Veranstaltungen

Glatt gebügelte Fragen und Antworten vermitteln wichtige Infos auf der Sachebene. Ein echtes Stimmungsbild zu einem Grossprojekt können sie jedoch nicht vermitteln. Womit wir beim grossen Manko von digitalen Info-Veranstaltungen sind: Sie erlauben keinen Dialog von Mensch zu Mensch, der meist beim «Apéro danach» stattfindet. Im persönlichen Austausch von Betroffenen und Projektleitenden kann Magisches geschehen. Vorurteile und vorgefasste Haltungen werden hinterfragt und relativiert. Meinungen sind plötzlich nicht mehr in Stein gemeisselt. Angst und Skepsis werden zu Einverständnis und Zuversicht. Wut und Betroffenheit erhalten Raum, werden gehört und transformieren sich Schritt für Schritt in Akzeptanz und Kooperation. Die psychologische Mechanik dahinter ist offensichtlich: Sobald der Projekt- oder Bauleiter Verständnis für mein Problem hat, bin ich offener, auch seinen Bedarf zu verstehen. Man geht sprichwörtlich «aufeinander zu». Eine Garantie für solche wertvollen Wahrnehmungsverschiebungen gibt es nicht. Erzwingen kann man sie genauso wenig. Aber gut organisierte physische Informationsveranstaltungen schaffen überhaupt erst die Möglichkeit dafür.

Was ist unter Dialog zu verstehen?

Dialog meint das Gespräch, den Austausch von Informationen auf Augenhöhe. Egal wie gross das Wissensgefälle zwischen Privat- und Fachperson oder Projektleiter:in ist, beide sprechen gleichberechtigt. Es geht darum, die persönliche oder berufliche Situation kennen zu lernen, Perspektiven auszutauschen, Fragen zu stellen, Verständnis und Empathie aufzubringen. Ein so gestalteter Dialog braucht Zeit und Aufmerksamkeit – und ermöglicht nachhaltige Lerneffekte. Für beide Seiten, wohlgemerkt.

Ein persönliches Erlebnis zeigt das Dialogpotenzial exemplarisch auf

Im Juni 2026 durften wir eine physische Info-Veranstaltung organisieren und vor Ort begleiten. Thema war ein grosses Infrastrukturprojekt. Der Gemeindesaal war mit über 150 Personen proppenvoll, es kamen weit mehr als die angemeldeten Gäste. Vor der Projektpräsentation machte der Gemeindepräsident klar, was in den nächsten Jahren auf die Bevölkerung zukommen würde: Einschränkungen beim Verkehr, Lärm und Schmutz. Wie es halt unvermeidlich ist bei solchen Grossvorhaben.

Viele Fragen – und auch viel Wertschätzung

Nach der umsichtigen Erläuterung des Bauprogramms sowie der Sicherheitsvorkehrungen durch die Projektleitung stellte das Publikum eine Menge Fragen. Auffällig war, wie oft sich die Menschen für die professionelle Information vor Ort bedankten. Praktisch vor jeder Frage stand ein aufrichtiges «Danke für die Erläuterungen…». Im Gegenzug nahmen auch die Expert:innen auf der Bühne die Fragen gerne auf. Es war deutlich spürbar, dass sie ein echtes Interesse daran hatten, wo die Anwesenden der Schuh drückt. Und zwar nicht, weil sie sich sich vor Widerstand fürchteten – das Bauvorhaben ist längst bewilligt – sondern weil es bedeutend ist, diese Anliegen auf dem Schirm zu haben, um die Planung bei Bedarf zu optimieren und Missverständnisse oder Konflikte vermeiden zu können.

Beim nachfolgenden Apéro bot sich der Bevölkerung die Gelegenheit zum persönlichen Austausch mit dem Projektteam. Die einen steuerten zielgerichtet zu den Bauplänen, um Fragen zu ihrer Nachbarschaft oder zum technischen Vorgehen zu besprechen. Andere wandten sich direkt an den Projektleiter. Dabei fiel mir ein Mann auf, der sich intensiv mit dem Projektleiter unterhielt. Offenbar hatte er in einem anderen Kontext ein negatives Erlebnis mit einer Baustelle gehabt und wollte sich Luft verschaffen. Nach einiger Zeit sprach ich mit ihm weiter, da die Schlange der Fragestellenden für den Projektleiter immer länger wurde.

Wenn der Ärger verraucht ist, gibt’s Raum für Verständnis

Der Mann war gesprächig. Allmählich wechselten wir das Thema hin zum aktuellen Bauprojekt und der Bedeutung für sein Quartier, um schliesslich bei seinem privaten Bauvorhaben zu landen, das er gerade am Planen war. Da er seit vielen Jahren eine Art Quartiervorsteher war, erfuhren wir viel Interessantes über die dortige Nachbarschaft und ihre Bedürfnisse. Am Ende vereinbarten wir gut gelaunt, in Kontakt zu bleiben in Bezug auf Projekt. Zur grossen Überraschung bot er sogar seine Hilfe an und verabschiedete sich am Ende beim Projektleiter mit der Bemerkung, dass er das Infrastrukturprojekt «echt stark» fände.

Die Vor- und Nachteile physischer und digitaler Info-Veranstaltungen im Vergleich

Der Vergleich der beiden Veranstaltungstypen bezieht sich explizit auf themen- oder projektspezifische Informationsveranstaltungen, nicht auf Gemeindeversammlungen. Gemeindeversammlungen finden ohnehin immer physisch statt, unter anderem wegen der dort getätigten Abstimmungen. Bei Info-Veranstaltungen sind die Veranstalter:innen jedoch freier in der Form und können sich zwischen einem physischen und digitalen Format entscheiden.

Unser Kunde hat sich im hier erwähnten Beispiel für eine hybride Veranstaltung entschieden: Das heisst, dass die physische Infoveranstaltung aufgezeichnet und der Bevölkerung im Nachgang via Web-Stream dauerhaft zur Verfügung gestellt wird. Eine sehr sinnvolle Lösung, da sie die Vorteile beider Veranstaltungstypen optimal kombiniert. Was hingegen bleibt, ist der hohe Aufwand für die Organisation und Durchführung vor Ort. Doch wie erwähnt: Diese Investition ins Vertrauensguthaben kann sich dereinst als sehr nützlich erweisen.

Autor

Philipp Metzler ist Mit-Gründer und Partner bei C-Factor. Einst als Journalist gestartet, verfügt er über rund 25 Jahre Erfahrung in der Kommunikations­beratung. Er hat die Entwicklung von der klassischen Kommunikations­agentur mit PR-Fokus zur Spezialistin für Content Marketing, Employer Branding und Projekt­kommunikation geprägt. Als Leiter Beratung ist er Sparring Partner für Kund:innen, das Beratungsteam sowie das Kreativnetzwerk der Agentur.