Projekt­kommunikation

Ob Hochbau, Tiefbau, Wasserbau oder sonstige Infrastruktur, wer ein Bauprojekt plant und umsetzt, ist mit vielfältigen, oft gegensätzlichen Anforderungen und Bedürfnissen konfrontiert. Professionelle Projektkommunikation unterstützt Projektleitende darin, ihr Ziel zu erreichen.

Ihr Name ist glanzlos und bescheiden: Projektkommunikation. Nichts deutet darauf hin, dass sie eigentlich eine Superheldin ist. Die Projektkommunikation ist eine begabte Vermittlerin. Wo sie auftaucht, läuft vieles reibungsloser, denn sie informiert und erklärt. Geht trotzdem einmal etwas schief, ist sie sofort zur Stelle und glättet die Wogen. Es gibt weniger Missverständnisse, Beschwerden und Leerläufe – kurz: weniger von all dem, was Projektleiter:innen Zeit, Budget und Nerven raubt.

Was bedeutet Projektkommunikation?

Unter Projektkommunikation verstehen wir die strategische und operative kommunikative Begleitung von Bauprojekten, zum Beispiel im Hoch- und Tiefbau oder im Wasserbau. Die Projektkommunikation verfolgt das Ziel, mit allen relevanten Stakeholdern einen angemessenen Dialog aufzubauen, Sinn und Zweck des Projekts aufzuzeigen, Abläufe zu erläutern, Akzeptanz und Verständnis zu schaffen und damit einen reibungslosen Ablauf über sämtliche Projektphasen zu gewährleisten.

Projekt­­kommunikation fördert bei den Stakeholdern das Verständnis und die Akzeptanz für das Projekt

Stakeholder informieren

Jedes Projekt hat Stakeholder, ob interne oder externe, Direktbetroffene, Behörden, lokale Interessengruppen oder die Bevölkerung. Alle diese Zielgruppen gilt es abzuholen: mit den richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt über den richtigen Kanal. Analog oder digital, für ein grosses Publikum oder ganz persönlich. Informierte Stakeholder fühlen sich ernst genommen und werden vielleicht sogar zu Fans des Projekts. Auf jeden Fall sind sie toleranter und haben ein grösseres Verständnis für Veränderungen und Einschränkungen, zu denen es fast immer kommt, z.B. aufgrund einer Baustelle.

Kommunikationsmittel individuell einsetzen

Die Projektkommunikation spielt auf der ganzen Klaviatur an Massnahmen im Kommunikationsuniversum. Kommunikationsprofis schneidern den Massnahmenmix individuell auf Ihr Projekt zu:

• Website
• Gedruckte oder digitale Newsletter
• Broschüren, Flyer und Plakate
• Medienarbeit
• Informationsanlässe
• Infotafeln vor Ort
• Workshops
• Grafiken, Visualisierungen
• Projekt- und Erklärvideos
• Social Media-Beiträge
• besondere Massnahmen

Dialog statt Monolog

Eine reine Information der Stakeholder greift in vielen Projekten zu kurz. Die meisten Stakeholder und im speziellen Direktbetroffene haben viel weitergehende Ansprüche. Sie wollen, dass ihre Bedürfnisse anerkannt und wenn möglich erfüllt werden. Um zu erfahren, was sich die relevanten Stakeholder von Ihrem Projekt wünschen, müssen Sie mit ihnen in Dialog treten. Geeignete Instrumente dafür sind beispielsweise Begleitgruppen-Workshops, E-Mitwirkungen und persönliche Gespräche.

Zugegeben, das ist aufwendig, lohnt sich aber in jedem Fall: Sie lernen nicht nur Ihre Stakeholder besser kennen, sondern erhalten auch wertvolle Inputs für Ihr Projekt. Zudem können Sie den Dialog nutzen, um die Anspruchsgruppen für Ihre Randbedingungen (z.B. gesetzliche Vorgaben, Abhängigkeiten, Projektabläufe) zu sensibilisieren. Der Gewinn: Das Verständnis füreinander nimmt zu, die Bereitschaft für eine Kompromisslösung steigt.

Herausforderungen der Projektkommunikation

Die Projektkommunikation dient nicht nur dazu, Informationen zu vermitteln, sondern auch, um Vertrauen aufzubauen, Erwartungen zu managen und das Engagement der Stakeholder zu fördern. Damit ist sie ein strategischer Erfolgsfaktor. Aufgrund ihrer Bedeutung ist die Projektkommunikation oft mit verschiedenen Herausforderungen verbunden.

Kritiker:innen sind laut und engagiert

Machen wir uns keine Illusionen. In den wenigsten Fällen sind 100 Prozent der Stakeholder Feuer und Flamme für Ihr Projekt. Zaubern kann auch die Projektkommunikation nicht – muss sie auch nicht. Kritiker:innen wird es immer geben. Kommen kritische Stimmen auf, geht es in erster Linie darum, Ruhe zu vermitteln. Wurde die Kommunikation in Ihrem Projekt von Anfang an professionell aufgegleist, bleibt die Basis für Ihr Projekt stabil. Auch wenn die lauten, kritischen Stimmen versuchen, Unruhe zu stiften.

Fallstricke in der Projekt­kommunikation vermeiden

In der Projektkommunikation lauern einige Fallstricke, die den Erfolg eines Projekts gefährden können. Ein Bewusstsein für diese häufigen Fehler und deren Vermeidung ist entscheidend:

• Unklare Botschaften: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kommunikation klar und konsistent ist. Vermeiden Sie Fachjargon, es sei denn, Ihr Publikum ist damit vertraut.
• Fehlende Regelmässigkeit: Kommunizieren Sie regelmässig und halten Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden, auch wenn es keine grossen Neuigkeiten gibt.
• Einseitige Kommunikation: Kommunikation sollte immer ein Dialog sein. Hören Sie Ihren Stakeholdern zu und nehmen Sie ihr Feedback ernst.
• Nicht oder zu spät auf Kritik reagieren: Kritik birgt stets auch eine konstruktive Seite. Anstatt sie zu ignorieren oder defensiv darauf zu reagieren, nutzen Sie sie als Chance zur Verbesserung.
• Annahmen treffen: Gehen Sie nicht davon aus, dass alle auf dem gleichen Wissensstand sind oder die gleichen Informationen haben. Stellen Sie sicher, dass alle Projektbeteiligten über die notwendigen Informationen verfügen.