Ob Hochbau, Tiefbau, Wasserbau oder sonstige Infrastruktur, wer ein Bauprojekt plant und umsetzt, ist mit vielfältigen, oft gegensätzlichen Anforderungen und Bedürfnissen konfrontiert. Professionelle Projektkommunikation unterstützt Projektleitende darin, ihr Ziel zu erreichen.
Das Wichtigste in Kürze
Ziel: Projektkommunikation begleitet Bauprojekte strategisch und operativ durch alle Phasen. Durch den gezielten Dialog mit allen Stakeholdern schafft sie die notwendige Akzeptanz und das Verständnis für Ihr Projekt.
Stakeholder-Management: Informieren Sie alle Beteiligten zeitnah über ihre bevorzugten Kanäle – digital oder analog. Denn informierte Stakeholder fühlen sich ernst genommen und sind offener für Gespräche.
Dialog statt Monolog: Moderne Projektkommunikation setzt auf echten Austausch statt auf reine Information. So wächst das gegenseitige Verständnis und die Kompromissbereitschaft steigt.
Herausforderungen: Kritische Stimmen prägen oft die öffentliche Wahrnehmung. Begegnen Sie Einwänden aktiv und professionell, um Konflikte frühzeitig zu entschärfen.
Erfolgsfaktoren: Eine individuelle Kommunikationsstrategie ist die Basis für den Erfolg Ihres Projekts. Kommunikationsprofis beachten dabei die spezifischen Anforderungen Ihres Projekts und seiner Stakeholder.
Ihr Name ist glanzlos und bescheiden: Projektkommunikation. Nichts deutet darauf hin, dass sie eigentlich eine Superheldin ist. Die Projektkommunikation ist eine begabte Vermittlerin. Wo sie auftaucht, läuft vieles reibungsloser, denn sie informiert und erklärt. Geht trotzdem einmal etwas schief, ist sie sofort zur Stelle und glättet die Wogen. Es gibt weniger Missverständnisse, Beschwerden und Leerläufe – kurz: weniger von all dem, was Projektleiter:innen Zeit, Budget und Nerven raubt.
Was bedeutet Projektkommunikation?
Unter Projektkommunikation verstehen wir die strategische und operative kommunikative Begleitung von Bauprojekten, zum Beispiel im Hoch- und Tiefbau oder im Wasserbau. Die Projektkommunikation verfolgt das Ziel, mit allen relevanten Stakeholdern einen angemessenen Dialog aufzubauen, Sinn und Zweck des Projekts aufzuzeigen, Abläufe zu erläutern, Akzeptanz und Verständnis zu schaffen und damit einen reibungslosen Ablauf über sämtliche Projektphasen zu gewährleisten.
Zusammenfassung als Video
Projektkommunikation fördert bei den Stakeholdern das Verständnis und die Akzeptanz für das Projekt
Stakeholder informieren
Jedes Projekt hat Stakeholder, ob interne oder externe, Direktbetroffene, Behörden, lokale Interessengruppen oder die Bevölkerung. Alle diese Zielgruppen gilt es abzuholen: mit den richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt über den richtigen Kanal. Analog oder digital, für ein grosses Publikum oder ganz persönlich. Informierte Stakeholder fühlen sich ernst genommen und werden vielleicht sogar zu Fans des Projekts. Auf jeden Fall sind sie toleranter und haben ein grösseres Verständnis für Veränderungen und Einschränkungen, zu denen es fast immer kommt, z.B. aufgrund einer Baustelle.
Kommunikationsmittel individuell einsetzen
Die Projektkommunikation spielt auf der ganzen Klaviatur an Massnahmen im Kommunikationsuniversum. Kommunikationsprofis schneidern den Massnahmenmix individuell auf Ihr Projekt zu:
Website
Gedruckte oder digitale Newsletter
Broschüren, Flyer und Plakate
Medienarbeit
Informationsanlässe
Infotafeln vor Ort
Workshops
Grafiken, Visualisierungen
Projekt- und Erklärvideos
Social Media-Beiträge
besondere Massnahmen
Dialog statt Monolog
Eine reine Information der Stakeholder greift in vielen Projekten zu kurz. Die meisten Stakeholder und im speziellen Direktbetroffene haben viel weitergehende Ansprüche. Sie wollen, dass ihre Bedürfnisse anerkannt und wenn möglich erfüllt werden. Um zu erfahren, was sich die relevanten Stakeholder von Ihrem Projekt wünschen, müssen Sie mit ihnen in Dialog treten. Geeignete Instrumente dafür sind beispielsweise Begleitgruppen-Workshops, E-Mitwirkungen und persönliche Gespräche.
Zugegeben, das ist aufwendig, lohnt sich aber in jedem Fall: Sie lernen nicht nur Ihre Stakeholder besser kennen, sondern erhalten auch wertvolle Inputs für Ihr Projekt. Zudem können Sie den Dialog nutzen, um die Anspruchsgruppen für Ihre Randbedingungen (z.B. gesetzliche Vorgaben, Abhängigkeiten, Projektabläufe) zu sensibilisieren. Der Gewinn: Das Verständnis füreinander nimmt zu, die Bereitschaft für eine Kompromisslösung steigt.
Mit einer Infografik lassen sich in der Projektkommunikation komplexe Sachverhalte einfacher erklären und darstellen. Hier ein Beispiel, wie sich die Flussbreite auf die Artenvielfalt auswirkt.
Herausforderungen der Projektkommunikation
Die Projektkommunikation dient nicht nur dazu, Informationen zu vermitteln, sondern auch, um Vertrauen aufzubauen, Erwartungen zu managen und das Engagement der Stakeholder zu fördern. Damit ist sie ein strategischer Erfolgsfaktor. Aufgrund ihrer Bedeutung ist die Projektkommunikation oft mit verschiedenen Herausforderungen verbunden.
Kritiker:innen sind laut und engagiert
Machen wir uns keine Illusionen. In den wenigsten Fällen sind 100 Prozent der Stakeholder Feuer und Flamme für Ihr Projekt. Zaubern kann auch die Projektkommunikation nicht – muss sie auch nicht. Kritiker:innen wird es immer geben. Kommen kritische Stimmen auf, geht es in erster Linie darum, Ruhe zu vermitteln. Wurde die Kommunikation in Ihrem Projekt von Anfang an professionell aufgegleist, bleibt die Basis für Ihr Projekt stabil. Auch wenn die lauten, kritischen Stimmen versuchen, Unruhe zu stiften.
Fallstricke in der Projektkommunikation vermeiden
In der Projektkommunikation lauern einige Fallstricke, die den Erfolg eines Projekts gefährden können. Ein Bewusstsein für diese häufigen Fehler und deren Vermeidung ist entscheidend:
Unklare Botschaften: Stellen Sie sicher, dass Ihre Kommunikation klar und konsistent ist. Vermeiden Sie Fachjargon, es sei denn, Ihr Publikum ist damit vertraut.
Fehlende Regelmässigkeit: Kommunizieren Sie regelmässig und halten Sie alle Beteiligten auf dem Laufenden, auch wenn es keine grossen Neuigkeiten gibt.
Einseitige Kommunikation: Kommunikation sollte immer ein Dialog sein. Hören Sie Ihren Stakeholdern zu und nehmen Sie ihr Feedback ernst.
Nicht oder zu spät auf Kritik reagieren: Kritik birgt stets auch eine konstruktive Seite. Anstatt sie zu ignorieren oder defensiv darauf zu reagieren, nutzen Sie sie als Chance zur Verbesserung.
Annahmen treffen: Gehen Sie nicht davon aus, dass alle auf dem gleichen Wissensstand sind oder die gleichen Informationen haben. Stellen Sie sicher, dass alle Projektbeteiligten über die notwendigen Informationen verfügen.
Wie gestalten Sie die Kommunikation in Ihrem Projekt so, dass sie Ihr Projekt weiterbringt?
Gute Projektkommunikation ist ein Massanzug
Massgeschneidert zum Erfolg
In der Projektkommunikation gibt es keine Lösung ab Stange. Die Strategie, die bei einem Projekt zum Erfolg geführt hat, passt für ein anderes Projekt womöglich nicht. Darum starten Kommunikationsprofis in der Projektkommunikation immer mit einer ausführlichen Analyse der Ausgangslage. Sie identifizieren und analysieren ihre Stakeholder und die Risiken, definieren die Kommunikationsziele und formulieren Botschaften. Schlussendlich stellen sie den passenden Mix an Kommunikationsmassnahmen zusammen und erstellen einen Zeitplan, wann die Massnahmen zum Einsatz kommen.
Der kritische Aussenblick hilft
Es lohnt sich, die Projektkommunikation von Anfang an ins Projekt zu integrieren. So kann sie ihre Superkräfte am besten entfalten. Kommunikationsexpert:innen können Sie auf potenzielle Stolpersteine hinweisen, eine massgeschneiderte Kommunikationsstrategie für Ihr Projekt erstellen und umsetzen. Und sollte es trotz allem zu einer Krisensituation kommen, haben Sie die Fachperson für Krisenkommunikation bereits an Ihrer Seite.
Beispiele aus der Projektkommunikation
Machen Sie sich ein Bild, wie Projektkommunikation in verschiedenen Fällen und mit unterschiedlichen Massnahmen zum Erfolg führt:
Philipp Metzler ist Mit-Gründer und Partner bei C-Factor. Einst als Journalist gestartet, verfügt er über rund 25 Jahre Erfahrung in der Kommunikationsberatung. Er hat die Entwicklung von der klassischen Kommunikationsagentur mit PR-Fokus zur Spezialistin für Content Marketing, Employer Branding und Projektkommunikation geprägt. Als Leiter Beratung ist er Sparring Partner für Kund:innen, das Beratungsteam sowie das Kreativnetzwerk der Agentur.
